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Der neue Schülerausweis: Der Alleskönner für Ihre Schule!
Digital in der Wallet auf dem Smartphone oder als Ausweis im EC-Kartenformat.
Die Ära des klassischen Schulfotografen ist vorbei. Bildaufnahme über Smartphone oder mobiles Endgerät.
Ihre Vorteile
Kein Schulfotograf mehr nötig!
Dezentrale Bildaufnahme über Smartphone-Kamera spart Zeit und Kosten.
Portalzugang jederzeit und überall möglich.
Schnellere Abwicklung in der Verwaltung (Sekretariat) und eine bessere Übersicht der Schulmitglieder.
Drucken, Kleben und Stempeln gehören der Vergangenheit an.
Schule „auf Augenhöhe der Zeit“.
Elektronische Speicherung auf mobilen Endgeräten: Der digitale Schülerausweis kann nicht verloren, vergessen oder beschädigt werden. Die Schüler können leicht und bequem darauf zugreifen.
Umweltfreundlichkeit: Digitale Schülerausweise reduzieren den physischen Abfall, der bei herkömmlichen Ausweisen anfällt.
Digitale Schülerausweise müssen nach Ablauf der Gültigkeit nicht mehr im Sekretariat abgegeben werden.
Sie vermeiden
Mehrfachausstellung von Schülerausweisen aufgrund von Beschädigungen, Vergessen oder Verlorengehen.
Zeitlichen Aufwand für die Rückholung der Schülerausweise.
Unnötige und umweltschädliche Müllproduktion.
Nicht essenzielle Personalaufwände.
Datenschutzrisiken und damit verbundene Rechteverwaltung.
So erstellen Sie den Schülerausweis heute mit
In enger Zusammenarbeit und Absprache definieren Sie vorab, welche Daten auf dem Schülerausweis abgebildet werden. Anschließend erstellen Sie nach Ihrem Corporate Design das Schülerausweis-Layout, welches wir für Sie in unserem Portal anpassen und abbilden.
Unsere Cloud-Lösung wird so angepasst, dass einem optimalen Workflow nichts im Wege steht. In nur vier intuitiven Schritten sind die Schülerinnen und Schüler ab dem ersten Schultag an Ihrem Campus digital integriert:
So geht‘s los
Sie haben die Anmeldung Ihrer neuen Schülerinnen und Schüler erhalten.
Wunderbar, dann kann es ja losgehen!
Daten erfassen
Sie erfassen die Daten im von uns bereitgestellten System – dieses leitet per E-Mail alles an Ihre Schülerin oder Ihren Schüler weiter.
Prüfung & Portrait
Der/die Schüler/in kontrolliert die Daten auf dem Schülerausweis und nimmt sein/ihr Bild dezentral per eigenem Smartphone auf.
Versand
Sind die Datensätze geprüft, vollständig und korrekt, schickt das Sekretariat den digitalen Schülerausweis per Mail auf das Smartphone der Schülerin oder des Schülers oder händigt ihn den Schülern im Sekretariat als Ausweiskarte aus.
Datenfluss und Sicherheit für die Systemlösung
1. Allgemeines zu ID.service
ID.service ist eine Dienstleistungsplattform zur Erfassung, Verwaltung und Erstellung von personalisierten Ausweisen bzw. Ausweisdaten. Dazu bietet ID.service die Möglichkeit, Personalisierungsdaten wie Name, Vorname etc. sowie ein Personalfoto über eine Web-Plattform, welche MADA zur Verfügung stellt, zu erfassen und zu verwalten. MADA fertigt und personalisiert dazu im Anschluss die kundenspezifischen Ausweiskarten unter Berücksichtigung der Kundenwünsche zur Gestaltung und technologischen Ausführung. Alternativ oder als ergänzende Funktion können Ausweise auch direkt auf einem am Rechner angeschlossenen Kartendrucker ausgedruckt werden.
2. Systemarchitektur und Systemsicherheit
2.1. ID.service Infrastruktur-Schema
2.2. Datenhosting in Deutschland
Die Personalisierungsdaten und eventuell Fotos werden über eine Web-Plattform auf einem Datenserver geführt. Der ID.service Datenserver wird direkt bei MADA in VS-Rietheim gehostet. Die Daten werden nicht in einer öffentlichen bzw. internationalen Cloud gespeichert.
2.3. Web-Server
Der Datenverkehr von und zu den Endgeräten wie PCs, Tablets oder Handys läuft über einen eigens eingerichteten Web-Server. Dieser wird ebenfalls bei MADA gehostet. Er ist vom Firmen-Netzwerk abgekoppelt und wird in einer sog. DMZ (Demilitarisierte Zone) in einem gesondert abgesicherten Bereich betrieben, welcher über eine Webanwendungs-Firewall abgesichert ist.
2.4. Datenbank-Server
Der Datenbank-Server, auf dem die Daten gespeichert werden, befindet sich im firmeninternen Netzwerk (Intranet) und ist über Firewalls gesichert. Für eine erhöhte physikalische Sicherheit im Server-Umfeld sorgen zusätzliche sicherheitstechnische Einrichtungen und Überwachungssysteme. Siehe hierzu auch die weiteren Beschreibungen „IT Infrastruktur & Datensicherung“ sowie „MADA TOMs Technische und organisatorische Maßnahmen“.
2.5. Gesicherte Datenverbindungen
2.5.1. Endgeräte zum Web-Server Die Verbindung von außen zum Web-Server erfolgt per https:// Protokoll über eine SSL-Verschlüsselung. Wichtig zu wissen: Jede Datenverbindung wird jeweils neu verschlüsselt. Sendet man denselben Datensatz ein zweites Mal, werden die Daten wieder neu verschlüsselt. Ein Mithören oder Kompromittieren der Daten ist somit extrem schwierig.
2.5.2. Web-Server zum Datenbank-Server Die Datenverbindung vom Web-Server zum Datenbank-Server ist getrennt und wird noch mal separat SSL verschlüsselt.
2.5.3. Datenbank-Server – Produktion Die Weiterverarbeitung der Daten in der Druckvorstufe erfolgt ausschließlich im Intranet. Die Personalisierungsdaten und Bilder werden mit den vordefinierten Ausweislayouts verlinkt und auf der firmeneigenen Druckmaschine verarbeitet. Die weitere Verarbeitung der Drucke erfolgt in der ebenfalls hausinternen Kartenfertigung. Die Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt das Haus.
2.6. Gesichertes Login
Die Anmeldung am Portal erfolgt über gängige Web-Browser wie Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox usw. mit einer 2-Faktor Authentifizierung bestehend aus einem Sicherheitszertifikat und den Login-Daten User-ID und Passwort.
2.6.1. Sicherheitszertifikat Das für jeden Login-Prozess erforderliche Zertifikat wird für jeden Kunden von MADA individuell konfiguriert und erstellt. Das Zertifikat ist eine Datei und wird ausschließlich nur an die Person gesichert übermittelt, welche bei der Projektierung als zuständiger Haupt-Admin benannt wurde. Der Haupt-Admin muss zuvor bei MADA als solcher registriert und genehmigt worden sein. Jeder Haupt-Admin kann innerhalb seines Kunden-Accounts weitere Administratoren und/oder Benutzer anlegen und verwalten. Sofern das Zertifikat beim Kunden selber an Benutzer weiterverteilt oder zentral in deren Netzwerk abgelegt wird, obliegt das weitere Sicherheitshandling und die Verwahrung ausschließlich dem Kunden selber.
2.6.2. Login-Daten Die Login-Daten bestehen aus User-ID und Passwort und werden für den Erst-Login von MADA initial erstellt und gesichert an den Kunden übermittelt. Das Passwort ist lediglich ein temporäres Passwort, welches sofort nach dem ersten Login durch den Benutzer geändert werden kann bzw. soll. Nach korrekter und verifizierter Eingabe kann der Kunde anschließend die Neuanlage oder die Bearbeitung der Daten vornehmen.
3. Datenredundanz
Auf dem Datenbank-Server wird zweimal am Tag eine Datensicherung durchgeführt. Somit ist gegeben, dass Daten nach Verlust wiederhergestellt werden können. Die tägliche Datensicherung ist als Ringspeicher für maximal 1 Woche ausgelegt. D.h. Daten sind spätestens 14 Tage nach dem Löschen endgültig vom Server und aus allen Backup-Dateien gelöscht.
4. Datenlöschung
4.1. Manuelles Löschen von Daten durch den Kunden
Grundsätzlich hat der Kunde immer die Möglichkeit, seine Daten aus dem Portal zu löschen. Im Fall von gesendeten Daten, die für die Zeit des Produktionslaufes gesperrt sind, kann der Kunde diese nach Ablauf von 2 Wochen nach Erledigung der Kartenproduktion selbst wieder freigeben und direkt löschen.
4.2. Automatische Löschfunktion nach Erledigung der Produktion
Alle Daten und Bilder werden 8 Wochen nach Lieferung automatisch gelöscht.
5. Löschprotokoll
Jeder Löschvorgang, der seitens MADA für den Kunden ausgeführt wird, ob manuell oder automatisch, wird in einem Löschprotokoll gespeichert. Das Löschprotokoll steht nach Erledigung dem Kunden zur Verfügung.
Unser Versprechen.
Wir nehmen uns Ihren Problemen an. Vertrauen Sie auf über 45 Jahre Erfahrung in den Bereichen Ausweismanagement und Ausweisherstellung und profitieren Sie von unserer smarten Lösung und der fachmännischen Beratung und Betreuung.
Sie werden zukünftig nicht mehr von ungebetenen Schulfotografen belästigt. Abgelaufene Schülerausweise müssen nicht mehr zurückgegeben werden. Sorgen Sie sich nie wieder um Datenschutzrisiken, Hardwareausfälle, Fehldrucke etc.
Wir passen ID.service auf Ihre individuellen Wünsche an, sodass auch die manuelle Datenerfassung ihrerseits so komfortabel und effizient wie möglich gestaltet ist. Mit uns erfahren Sie ein ganzheitliches Serviceerlebnis mit dem Versprechen, dass all Ihre Schülerausweisprobleme der Vergangenheit angehören.
Maßgeschneidert
für Sie.
Wir richten unsere SaaS-Lösung entsprechend Ihrer individuellen Bedürfnisse ein, indem wir alle relevanten Elemente im Vorfeld auf Ihre Ansprüche anpassen. Sie erhalten Zugriff mittels Browser (Edge, Chrome, Firefox) und erfassen Ihre Daten manuell oder via praktischer Import-Funktion.
Unkompliziert in der Benutzung.
Bedienerfehler sind nahezu ausgeschlossen. Durch die selbsterklärende Oberfläche von ID.service konfigurieren Sie ganz unkompliziert Benutzerrechte und verwalten alle Benutzer. Erteilen Sie intuitiv selektive Rechte für das Lesen und Schreiben von Datenfeldern, Bearbeiten von Layouts, Vornehmen von Einstellungen und Filtern sowie die Freigabe für den digitalen Schülerausweis.
Komplette Datensicherheit.
Ihre Daten liegen auf unserem hauseigenen Server und werden von dort aus gehostet. Vertrauen Sie dabei auf State of the art-Sicherheit direkt bei uns (DMZ-Netzwerk).
Die Server selbst werden von Firewalls geschützt, während Ihr Zugang durch ein Domänenzertifikat gesichert wird. Die Sicherheit bei der Datenübertragung ist somit per SSL-Verschlüsselung gewährleistet.
Full Service bis auf das Smartphone.
Dezentral und ganz intuitiv können Ihre Schülerinnen und Schüler endlich selbst ihre Daten kontrollieren und Bilder aufnehmen. Sind alle Daten erfasst, senden Sie die Wallet für den erstellten digitalen Schülerausweis per Mail an Ihre Schülerin oder Ihren Schüler auf das Smartphone.